La facturation électronique est devenue une obligation pour les entreprises françaises avec la loi de finances pour 2020. Cette réforme vise à généraliser progressivement l’utilisation des factures électroniques dès 2024 pour l’ensemble des acteurs économiques. Dans cet article, nous vous présenterons les enjeux et les modalités de cette obligation, ainsi que les conseils pour s’y conformer.
Le calendrier de mise en place de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique s’échelonnera selon un calendrier bien précis, en fonction de la taille et du chiffre d’affaires des entreprises :
- Pour les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires), l’obligation devait initialement entrer en vigueur le 1er juillet 2024. Toutefois, selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) datant du 28 juillet 2023, cette date a été reportée afin de permettre une mise en application réussie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également adopter la facturation électronique.
- Enfin, au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) seront à leur tour concernées par cette obligation légale.
Les enjeux et objectifs de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique répond à plusieurs objectifs :
- Réduire le coût des transactions pour les entreprises en supprimant le recours au papier et aux envois postaux.
- Faciliter les démarches administratives et la gestion des factures grâce à une dématérialisation complète du processus.
- Améliorer la traçabilité des transactions et lutter contre la fraude à la TVA en instaurant un système de contrôle automatique des factures émises et reçues par les entreprises.
- Contribuer à la transition écologique en réduisant l’utilisation du papier et en favorisant l’économie circulaire.
Les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique
Pour se conformer à l’obligation de facturation électronique, les entreprises devront respecter certaines règles et procédures :
- Mettre en place un logiciel ou une solution informatique permettant de générer des factures électroniques conformes aux normes définies par l’administration fiscale. Il est important de vérifier que cette solution garantit l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures émises.
- Conserver les factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans, conformément à la législation en vigueur. Les entreprises devront veiller à mettre en place un système d’archivage sécurisé et pérenne pour garantir l’accès aux factures en cas de contrôle fiscal.
- Transmettre les factures électroniques à leurs clients via un portail dématérialisé ou par e-mail, en s’assurant que le destinataire a bien accepté ce mode de transmission. Les entreprises doivent également être en mesure de fournir une copie papier des factures sur demande du client.
Les conseils pour se préparer à la facturation électronique
Afin d’anticiper au mieux l’obligation de facturation électronique, voici quelques conseils utiles :
- Se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires en la matière, notamment en suivant les publications officielles et les recommandations de la DGFiP.
- Identifier les besoins spécifiques de son entreprise en termes de facturation et d’archivage électronique, afin de choisir une solution adaptée.
- Sensibiliser et former les collaborateurs concernés par cette réforme (service comptabilité, service commercial, etc.) aux nouveaux processus et outils mis en place.
- Anticiper les délais nécessaires pour la mise en place et le paramétrage des solutions informatiques choisies, ainsi que pour l’ajustement des processus internes.
En se préparant dès maintenant à l’obligation de facturation électronique, les entreprises pourront tirer pleinement profit de cette réforme et optimiser leur gestion financière et administrative. Il est essentiel d’aborder cette transition avec sérieux et anticipation, afin de respecter les échéances légales et d’éviter les potentielles sanctions en cas de non-conformité.